Toimistokopista kohti unelmaelämää – toiminnan tehostusta, elokuu 2013

Ensimmäinen kuukausi yrittäjänä takana. Kylläpä aika menee nopeaan kun on kivaa!

Melkein koko kuukauden olen tehnyt järkyttävän pitkiä päiviä, mutta silti on tuntunut kuin olisin ollut lomalla: olen rentoutunut, innostunut ja motivoitunut. Olen myös parhaani mukaan nauttinut paikasta riippumattomuuden tuomasta vapaudesta. Olen muun muassa kirjoittanut blogi-artikkeleita kahvilassa, opiskellut ravintovalmentajan tutkintoa varten mökillä ja uimarannalla, suunnitellut yrityksen seuraavia linjanvetoja soutuveneessä, miettinyt viikko- ja kuukausitavoitteita aamulenkillä ja vastannut sähköposteihin parvekkeella lämpiminä kesäaamuina. Ei sinänsä mitään mullistavaa, mutta melkoisen mukavaa sen sijaan, että olisin istunut kaiken tämän ajan neljän seinän sisällä toimistossa.

Kaikkein eniten nautin aikatauluttomuudesta: joinain aamuina olen herännyt aikaisin naputtelemaan hommia, toisina taas nukkunut hieman pidempään ja jatkanut töitä inspiraation iskiessä aina iltamyöhään asti, jos on siltä tuntunut. Ei ole ollut pakko herätä joka ikinen aamu herätyskellon pirinään klo 7 juuri kesken parhaiden unien tai mennä nukkumaan kympin jälkeen, jotta jaksaa taas seuraavan päivän toimistolla. Ensimmäiseen kuukauteen yrittäjänä on mahtunut jopa muutama kokonainen ja puolikas vapaapäivä “akkujen latausta” varten.

Toiminnan tehostusta ajanhallintatekniikoilla

Mainitsemani aikatauluttomuus tuo mukanaan myös haasteita. On helppo jäädä surffailemaan Facebookin, sähköpostin ja Ilta-Sanomien verkkosivun välillä. Pian huomaa tunnin jos toisenkin kuluneen ilman, että on saanut aikaan juuri mitään.

Rich Schefren kirjoittaa Internet Business Manifestossaan näin:

Do you know what an hour of your time is worth? I don’t mean to get all philosophical on you, but have you ever really thought about your time– it’s your life. If you really think about it, time is all you have. Moreover, there’s no such thing as free time. You can’t save free time and use it later. You have leisure time but it’s not free time. When you waste time in front of your computer mindlessly surfing and then rationalizing to yourself that you were just using some of your free time – you actually just wasted some of your life.

Eli lyhyesti suomennettuna: “Älä tuhlaa aikaa, jos et halua tuhlata elämääsi”.

Päämäärättömän haahuilun kitkemiseksi olenkin ottanut käyttöön seuraavat ajanhallintatekniikat.

Kuukausi-, viikko- ja päivätavoitteet

Tavoitteiden asettaminen laittaa tekemiselle selkeät raamit. Omassa yrityksessä töitä olisi maailman tappiin asti, mutta selkeä strategia ja tärkeysjärjestys mahdollistavat keskittymisen tekemään oikeita asioita. En usko, että yhtään yritystä on luotsattu menestykseen miettimällä minkä sähköpostin lähettäisi seuraavaksi, vaan miettimällä ensin korkean tason strategiaa ja tavoitteita, joita kohti kuljetaan.

Itse olen asettanut korkean tason kuukausitavoitteita ja teemoja, joihin keskityn kyseisenä kuukautena (esim. heinäkuussa se oli myynnin parantaminen). Kuukaustavoite puolestaan jakautuu yksityiskohtaisempiin viikko- ja päivätavoitteisiin. Tavoitteiden asetantaan on varmasti olemassa hienoja sovelluksia internet pullollaan, mutta itse olen tyytynyt perinteisesti kynään ja paperiin. Joka maanantai raapustan vihkooni tehtävät kyseiselle viikolle. Näin ollen aina aamulla kun herään, tiedän tarkalleen mihin seuraavaksi ryhdyn.

Kun tehtävä on suoritettu loppuun, yliviivataan se vihkosta. Yliviivaus tuo mukanaan mielettömän edistymisen tunteen ja voi sitä mahtavaa fiilistä kun koko viikon tehtävät on suoritettu loppuun! 🙂

Pomodoro- ja 50 + 50 + 30 -tekniikat

Vaikka vihkoon kirjatut tavoitteet ja tekemättömät tehtävät muistuttavat jatkuvasti itsestään läppärin vieressä, on keskittyminen yhteen asiaan toisinaan vaikeaa. Ajatus harhailee ja yhtäkkiä huomaa taas kirjoittavansa selaimeen www.faceb…

Ruodussa pysymiseen on monenlaisia tekniikoita. Itse olen kovasti tykästynyt Pomodoroihin. Yksi Pomodoro kestää 25 minuuttia, jonka jälkeen on 5 minuutin tauko. Idea on, että Pomodoron aikana keskitytään tekemään vain yhtä asiaa ja pidetään näpit erossa kaikesta muusta. Yllättävän vaikeaa, muuten! Mieheni Pekka puolestaan on mieltynyt Eben Paganin 50 + 50 + 30 -tekniikkaan. Siinä yksi sykli kestää 50 minuuttia, jonka jälkeen on 10 minuutin tauko, sen jälkeen tehdään taas hommia 50 minuuttia, jonka jälkeen on puolen tunnin tauko.

Oli aika sitten 25 tai 50 minuuttia, tärkeintä näissä ajanhallintatekniikoissa on fokus. Kun kello käy, niin silloin tehdään! Molempia tekniikoita on tutkittu ja niiden on todettu lisäävän huimia prosentteja sekä tehokkuutta että keskittymiskykyä.

Jos samaan aikaan kun kirjoittaa raporttia, vastaa ohessa pariin sähköpostiin ja hahmottelee seuraavan blogi-postauksen aihetta ja välissä ehtii vielä keittää kupin kahvia ja kurkata viimeisimmät päivitykset sosiaalisesta mediasta, ei tarvita edes tutkimuksia kertomaan, ettei toiminta ole kovin tehokasta. Kun käännän keittiön munakellon 25 minuuttiin, saan samalla vapautuksen kaikesta muusta ja tiedän, että seuraavan vajaan puolituntisen voin keskittyä vain ja ainoastaan esimerkiksi tämän artikkelin kirjoittamiseen. On hyvin vähän asioita, jotka eivät voisi odottaa 25 minuuttia.

Jos on vaikeuksia keskittyä tai päästä alkuun, kannattaa näitä tekniikoita ehdottomasti kokeilla!

Asiakkaan ymmärtäminen ja myynnin tehostus

Mitä heinäkuussa sitten tapahtui Home Workout Challengen suhteen?

Heinäkuun tärkeimmiksi teemoiksi ja opeiksi nousivat oikean asiakassegmentin löytäminen ja ymmärtäminen, myynnin tehostaminen uuden myyntisivun avulla ja tehtävien ulkoistamisen hyödyt.

Ensi töikseni heinäkuun alussa pyöräytin kyselytutkimuksen sähköpostilistallemme. Kysely tehtiin Survey Monkey -palvelulla, joka osoittautui erittäin toimivaksi ratkaisuksi, sillä kyselyn tekeminen onnistui muutamalla klikkauksella. Tarjolla on toistakymmentä erilaista kysymystyyppiä (monivalinta, avoin kysymys, jne.), joiden joukosta oli helppo valita omiin tarkoituksiin parhaiten soveltuvat.

Lisäksi Survey Monkey:n kuuluu analysointityökalu vastausten käsittelyä varten. Tuloksia on mahdollista järjestää ja vertailla sen perusteella minkä linkin kautta vastaajat ovat sivulle tulleet. Itse lähetin kyselyn usealle eri sähköpostilistallemme ja lisää vastauksia hankittiin Google-mainosten avulla. Oli mielenkiintoista nähdä miten paljon eri listojen ja mainosten kautta tulleiden vastaukset erosivat toisistaan.

Tutkimuksen tietojen hyödyntäminen myynnin tehostamisessa

Kyselyn ansiosta saimme paljon lisätietoja kohdeasiakkaistamme: millaista apua he etsivät, mistä syystä he ovat kiinnostuneita kotitreenauksesta, paljonko aikaa heillä on käytössään, jne. Nämä tiedot ovat kultaakin kalliimpia, jotta voimme kohdentaa markkinointiviestiämme juuri heille, juuri oikein sanoin.

Vastauksia kyselyyn tuli kaiken kaikkiaan reilu 150 ja mielenkiintoisinta oli, että vastauksissa avoimiin kysymyksiin nousi selkeästi esiin toistuvia teemoja. Vastaajat painivat samojen liikuntaan, ravintoon ja terveyteen liittyvien huolenaiheiden kanssa. Tutkimustulosten innoittamana olen kirjoittanut e-kirjaa, jossa käsitellään kyseisiä toistuvia ongelmia ja annetaan niihin ratkaisumalleja. Kirja julkaistaan lähiviikkojen aikana ja odotan innolla millaisen vastaanoton se saa!

Tutkimustulosten pohjalta lähdimme myös rakentamaan uutta myyntisivua. Ensimmäistä kertaa meillä oli selkeät speksit mitä ko. sivulla pitää lukea, jotta se herättää kohderyhmämme mielenkiinnon. Kyselytutkimuksen ansiosta tiesimme tarkkaan mitä potentiaalisille asiakkaille tulee tarjota, jotta he kiinnostuvat ja mihin kysymyksiin he kaipaavat vastauksia. Lisäksi suuri oivallus oli ymmärtää miten suuri ero on sillä onko tuote rakennettu sen mukaan mitä asiakkaat tarvitsevat vai niin, että ensin on tuote, sitten etsitään sille asiakkaita. Aiemmin olemme sortuneet jälkimmäiseen.

Yksi Rich Schefrenin opeista on kerätä myynticopyyn mahdollisimman paljon yhtymäkohtia asiakkaan kanssa eli pointteja, joissa asiakas voi nyökytellä ja sanoa “minä myös!”. Esimerkiksi jos joku tulisi nyt kertomaan oman tarinansa kuinka hän oli hyvässä työpaikassa, mutta otti lopputilin perustaakseen oman fitness-alan yrityksen, teki paljon töitä yrityksen eteen ja kokeili monenlaista, mutta toiminta ei oikein ottanut tuulta purjeisiin. Kunnes sitten eräänä päivänä hän keksi vastauksen. Yhdellä toimenpiteellä kaikki muuttui, liiketoiminta kasvoi räjähdysmäisesti ja nyt hän on miljonääri. Jos tämä henkilö lupaisi kertoa minulle ratkaisunsa 2000 eurolla, kaivaisin luottokorttini saman tien esille!

Schefrenin ajatus on, että yhtymäkohdat lukijan omaan tilanteeseen lisäävät luottamusta. Lukija samaistuu tarinaan ja ymmärtää, että tässä oikeasti on ratkaisu juuri hänen ongelmaansa.

Miksi asiakkaan ymmärtäminen on tärkeää?

• pystyt kohdentamaan mainoksiasi paremmin
• pystyt muokkaamaan myyntisivuasi niin että se vetoaa juuri kohdeasiakkaaseesi
• pystyt parantamaan tuotettasi/palveluasi niin, että se houkuttelee haluamiasi asiakkaita
• asiakas tuntee, että puhut juuri hänelle
• herätät luottamusta, koska pystyt puhumaan asiakkaan kielellä

Ulkoistamisesta vauhtia toimintaan

Myyntiin keskittymisen lisäksi toinen heinäkuun teema oli ulkoistamisen saloihin tutustuminen. Hankimme Elancen kautta sekä copywriterin uudelle myyntisivulle että graafisen suunnittelijan julkaisemillemme fitness tipseille eli pienille, ilmaisille terveyteen ja hyvinvointiin liittyville vinkeille, joita jaetaan blogissamme joka toinen päivä.

Elancesta löytyy valtava määrä omien alojensa asiantuntijoita ympäri maailman. Heihin on mahdollista joko ottaa suoraan yhteyttä ja tarjota töitä tai sitten julkaista oma työpaikkailmoitus ja palkata hakijoiden joukosta parhaiten soveltuva. Väittäisin, että Elancesta löytyy sähköisten palveluiden osaaja lähes joka lähtöön ja tarjotut hinnat vaihtelevat laidasta laitaan. Hakijaa valitessa kannattaa tutkia heidän portfolionsa tarkkaan. Esimerkiksi palkkaisiko “ihan ok” copywriterin 100 dollarilla vai panostaako saman tien tonnin, jos työnäytteet puhuvat puolestaan ja oma myynti on mahdollista saada lentoon fiksusti kirjoitetun myynticopyn avulla?

Ulkoistamisen tavoitteena on vapauttaa itselle aikaa keskittyä olennaiseen. Ihan kaikkea ei tarvitse tehdä itse! Home Workout Challengessa ytimessä ovat itse kunto-ohjelmat, markkinoiden ja asiakkaan ymmärtäminen sekä markkinointiosaaminen, sen sijaan esimerkiksi kuvien graafinen suunnittelu ei ole. On helpompi antaa osaavan tekijän hoitaa homma ja maksaa siitä kuin käyttää omaa aikaansa kuvien kanssa tuskailuun.

Samoin on myynticopyn kanssa. Sen sijaan että opettelisin itse alusta alkaen miten kirjoitetaan hyvää ja myyvää tekstiä, annan mieluummin ammattilaisen naputella copyn ohjeitteni pohjalta ja tietysti samalla otan oppia hänen käyttämästään kirjoitustyylistä ja myyntitekniikoista.

Oli muuten melkoisen hieno tunne eräänäkin aamuna kun sähköpostissa odotti sekä uusi versio myynticopystä että erä uusia fitness tipsejä!

Tulevaisuudessa tarkoituksena on ulkoistaa myös muita manuaalista työtä vaativia hommia, jotka eivät suoraan edistä liiketoimintaa, vaan lähinnä vievät aikaa.

Miksi ulkoistaa?

• kaikkea ei tarvitse tehdä itse
• kaikkea ei tarvitse osata itse
• aikaa vievät tehtävät, jotka eivät liity yrityksen ytimeen voi antaa toisen ammattilaisen hoidettavaksi
• itselle jää enemmän aikaa kehittää liiketoimintaa
• itsekin oppii nopeammin kun seuraa miten alan ammattilainen tekee sen sijaan että opettelisi itse kaiken alusta alkaen

Jännittäviä aikoja on luvassa ihan lähiviikkoina: kirjoittamani e-kirja näkee päivänvalon ja uusi myyntisivu julkaistaan! Paras laittaa taas uusi Pomodoro käyntiin, jotta valmista tulee mahdollisimman pian!