Miten saada sähköpostilaatikko, joka säästää aikaa

Jos tuntuu siltä, että sähköpostien läpikäymiseen menee liikaa aikaa, niin lue eteenpäin. Saat selville, miten saat selvästi tehostettua toimintaasi. Jos kaikki on jo kunnossa, niin toivotan hyvää päivän jatkoa 🙂

Sähköposti on ensisijaisesti kommunikointiväline. Valitettavan usein se on kuitenkin vain yksi kanava lisää, jonka kautta kulutat informaatiota. Sähköposti ei ole tarkoitettu sisällön kuluttamiseen, vaan kommunikointiin.

Mitä tulet oppimaan?

Tässä artikkelissa opit, miten saat muutettua sähköpostin käsittelyäsi selvästi nykyistä tehokkaammaksi. Nämä ohjeet perustuvat helposti tehtävään automatisointiin.

Käymme yhdessä läpi sääntöjä, järjestelmiä ja toimintatapoja, joilla voit mahdollisimman pitkälle saada sähköpostisi valjastettua vain ja ainoastaan kommunikointiin. Pystyt keskittymään juuri niihin asioihin, jotka ovat tärkeitä.

Opit käyttämään seuraavia tapoja:

1. Automaattinen sähköpostien suodatus
2. Automaattinen kategorisointi
3. Gmail-sähköpostiosoitteen muokkaus

Gmail

Suosittelen siirtymään käyttämään Gmailia, jos et vielä käytä sitä. Se on ehdottomasti parasta, mitä on tarjolla. Gmailiin siirtymiseen muista sähköpostipalveluista on onneksi olemassa lukuisia ohjeita. Gmailissa on monia hienoja ominaisuuksia, joita muut sähköpostiohjelmat eivät tarjoa. Sähköpostiosoitteiden ei tarvi Gmailia käyttäessä olla @gmail.com-muotoisia. Esimerkiksi minulla on käytössä [email protected] ja sähköpostiohjelmana on Gmail.

Nämä ohjeet pätevät Gmailiin, mutta ovat varmasti osittain hyödynnettävissä myös muita ohjelmia käytettäessä. Jos työnantajasi on lukinnut sinut käyttämään Outlookia tms., niin pure hammasta, jätä työpaikkasi kehityslaatikkoon ystävällismielinen viesti siirtymisestä Gmailiin ja sovella parhaasi mukaan.

Sähköpostien suodatus

Sähköposti on tarkoitettu kommunikointiin. Ihmiset ovat kuitenkin alkaneet käyttämään sähköpostia myös tiedon kuluttamisen työkaluna. Lähtökohtaisesti et pysty kontrolloimaan, mitä sähköpostia ja koska sinulle lähetetään. Tästä pääsee kuitenkin onneksi helposti pitkälti eroon muutamalla nopealla toimenpiteellä.

Informaation kuluttaminen ei ole mitä luultavimmin osa liiketoimintaasi, joten sen suhteen kannattaa ottaa ohjat omiin käsiin. Muutamilla säännöillä pystyt poistamaan kulutuspuolen sähköpostin käytöstä ja keskittymään olennaiseen.

Sähköpostien suodattaminen tarkoittaa käytännössä sitä, että ne ohittavat sähköpostilaatikkosi ja menevät suoraan arkistoon oikeaan paikkaan. Mitään sähköposteja ei siis tarvi lopullisesti poistaa, vaan ne siirretään pois viemästä huomiota.

Poista tiedon kuluttaminen

Asioita, joita kannattaa suodattaa pois sähköpostilaatikosta:

• Raportit
  • Jos se ei ole kommunikointia, niin se on kuluttamista. Laita nämä omaan kansioonsa.
• Kuitit
  • Verkkokaupat, Paypal, iTunes, Amazon, eBay, jne.
  • Sinun ei sinänsä tarvitse nähdä näitä kuitteja. Tiedät kyllä hyvin, mitä olet juuri ostanut. Kun sinulla on suodattimet käytössä, nämä eivät turhaan tule sähköpostilaatikkoon häiritsemään.
• Sähköpostilistat ja uutiskirjeet
  • Vaikka nämä ovatkin tärkeitä, ne kannattaa silti siirtää kulutuskansioon.
  • Katso tätä kansiota säännöllisesti, mutta älä joka välissä.
• Kilpailijoiden markkinointiviestit
  • Säilö referenssiksi ja luettavaksi myöhemmin.

Suodattiminen käyttäminen

Sähköpostien suodattamisessa on myös mahdollista käyttää “jokerimerkkejä”. Näitä käyttämällä pystyy mukavasti esim. suodattamaan sähköpostit tietystä domainista. Käytä *-merkkiä luodessasi suodattimia. Esim. *@verkkokauppa.com tarkoittaa kaikkia Verkkokauppa.com:sta tulevia sähköposteja. Tällä tavoin sähköpostilaatikko ei täyty sähköposteista, jotka ovat kommunikaation näkökulmasta turhia. Jokerimerkkejä käyttämällä säästyt käsityöltä sähköposteja lajitellessasi.

Automaattinen kategorisointi

Gmailissa sähköposteja pystyy kategorisoimaan antamalla niille tunnisteita (engl. “label”). Tunnisteet kannattaa ajatella ikään kuin kansioina. Näiden “kansioiden” sisältö muodostuu niistä sähköpostiviesteistä, joihin on liitetty tietty tunniste. Yksittäiseen viestiin voi liittää niin monta tunnistetta kuin haluaa, jolloin viesti menee useampaan “kansioon”.

Jos viestiin ei ole lisätty tunnistetta, on se automaattisesti “Kaikki viestit” kansiossa. Täältä löytyvät siis kaikki sähköpostit, riippumatta siitä, onko niille lisätty tunnisteita vai ei.

Koska kannattaa käyttää tunnisteita?

Kaikki toistuvat sähköpostiviestit kannattaa kategorisoida lisäämällä niihin automaattisesti tunnisteet. Tällä tavoin niiden selailukin on huomattavasti tehokkaampaa. Löydät nopealla silmäyksellä tiettyyn aiheeseen liittyvät sähköpostit.

Tunnisteet tulevat erityisen hyödylliseksi silloin, kun sinulle tulee jotain sellaista sähköpostia, jota et halua suoralta kädeltä siirtää automaattisesti sähköpostilaatikon ohi. Viestit, jotka vaativat nopean läpikäynnin ennen arkistointia ovat tällaisia. Esimerkiksi päivittäiset myyntiluvut voi olla hyvä vilkaista läpi ennen siirtämistä arkistoon.

Kun viesteihin lisätään tunnisteet automaattisesti, voit läpikäynnin jälkeen vain siirtää ne pois sähköpostilaatikostasi. Tällä tavoin suoraviivaistat viestien läpikäyntiä merkittävästi.

Yhdistämällä suodattimet automaattiseen tunnisteiden lisäämiseen, saat hyvän kontrollin sähköposteihisi ja pystyt keskittymään sähköpostin käyttämiseen pääasiallisesti kommunikointiin.

Gmail-osoitteen muokkaaminen

Mahdollisuus muokata Gmail-osoitetta on yksi hyvä syy käyttää Gmailia. Sähköpostiosoitteesta pystyy käyttämään eri muotoja niin, että viestit tulevat kuitenkin perille.

Ensin vähemmän hyödyllinen, mutta nice-to-know tapa muokata sähköpostiosoitetta. Pisteiden käyttö ennen ‘@’-merkkiä on täysin vapaata Gmailia käytettäessä. Seuraavat sähköpostiosoitteet ovat kaikki käytännössä samoja ja menevät samaan osoitteeseen:

• [email protected]
• [email protected]
• [email protected]

Toinen, ihan oikeasti hyödyllinen, mahdollisuus on lisätä ‘+’-merkki oman nimen perään (ennen ‘@’-merkkiä). Tätä voi käyttää monissakin yhteyksissä. Tässä muutama esimerkkiosoite, jotka kaikki ohjataan osoitteeseen [email protected]:

• Uutiskirjeet: [email protected]
• Verkkokauppaostokset: [email protected]
• Arvonnat: [email protected]

Kun esim. osallistut arvontaan tai tilaat uutiskirjeen, voit käyttää yllä olevan esimerkin mukaisia lisäyksiä sähköpostiosoitteeseesi. Tällä saavutat sen hyödyn, että pystyt todella helposti suodattamaan automaattisesti näihin osoitteeseen tulevat sähköpostit.

Summa summarum

Ottamalla käyttöön yllä esitetyt kolme mallia, saat poistettua kulutusaspektin sähköpostin käytöstä ja tehostettua toimintaasi. Nämä kolme tehokkuusvinkkiä ovat siis:

1. Automaattinen sähköpostien suodatus
2. Automaattinen kategorisointi (tunnisteiden käyttö)
3. Gmail-sähköpostiosoitteen muokkaus eri käyttötarkoituksiin

Jatkossa sähköpostien läpikäynti nopeutuu huomattavasti ja pystyt keskittymään olennaiseen. Kaikki sähköpostit ovat edelleen tallessa ja automaattisesti oikeassa paikassa.

Jos opit artikkelista jotain uutta, niin suosittele sitä nyt myös kavereillesi. Säästetään yhdessä kaikkien aikaa tehostamalla sähköpostin käyttöä 🙂